LA LETTRE N ° 19

février 2010

Maison des Associations Saint-Germanoises

3, rue de la République - 78100 Saint-Germain-en-Laye

tél. 01 39 73 73 73 fax 01 39 73 88 08

e-mail mas-association@wanadoo.fr site web www.mas.asso.fr

Editorial de Yannic Billiault

Entre autres informations, ce nouveau numéro de La Lettre vous rappelle vos obligations en matière de conservation de documents juridiques, comptables, sociaux… Il est bon d’y ajouter, bien que non réglementée, la préservation de vos archives historiques et iconographiques.

Lors de la commémoration de notre 30^ème anniversaire, les diverses manifestations, qui en ont jalonné la durée, ont été, vous nous l’avez dit et même écrit, des moments de grand plaisir partagé. L’exposition rétrospective de l’espace Vera, évocatrice d’un passé riche en souvenirs, n’aurait pas été réalisable sans un fonds documentaire aimablement prêté par des associations. Pensons donc à l’avenir !

C’est précisément dans cette optique que vos administrateurs ont souhaité apporté à nos statuts « l’aggiornamento » nécessaire pour permettre à la Maison des Associations d’aborder efficacement et sereinement une nouvelle décennie. Vous en déciderez vous-mêmes lors de l’Assemblée extraordinaire convoquée en même temps que l’Assemblée annuelle le 16 mars prochain. Chaque Président(e) d’association doit se sentir solidaire de notre avenir commun et donc assister, se faire représenter ou envoyer un pouvoir pour que l’Assemblée délibère valablement. A bientôt.

Combien de temps conserver les documents de l’association ?

Documents juridiques

Les statuts, la déclaration en préfecture, l’inscription au J.O. et le registre spécial doivent être conservés de manière illimitée. Conformément au délai de prescription prévu à l’article 2262 du Code civil, les procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration, les feuilles de présence et tout document administratif important (lettre de démission …) doivent être conservés trente ans. Il en va de même des titres de propriétés, actes de ventes et des documents relatifs aux subventions. Les contrats doivent être conservés dix ans à compter de la fin du contrat (article L.110-4 du Code de commerce).

Documents comptables

Conformément à l’article L.123-22 du Code du commerce, tous les documents comptables doivent être conservés dix ans : pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, documents bancaires …) comptes annuels et livres légaux (livre journal, grand livre, livre d’inventaire). Les livres légaux peuvent être conservés plus longtemps. Ce délai est supérieur à ceux prévus par les contrôles fiscaux et sociaux.

Déclarations fiscales

Selon l’article L102B du livre des procédures fiscales, les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de dix ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Outre les documents comptables dont le délai de conservation est supérieur, ce délai s’applique aux déclarations d’impôts sur les bénéfices, de T.V.A., de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, etc. Attention, ces documents doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour vérification s’il existe des immobilisa-tions amortissables, des provisions ou des reports sur une durée plus longue. En tout état de cause, il est conseillé de conserver ces documents dix ans.

Les articles L.143-3 et R.620-3 du Code du travail prévoient que les documents relatifs au personnel doivent être conservés cinq ans : livre de paie, registre du personnel, double des bulletins de paie, solde de tout compte, certificat de travail, etc. Il est très vivement conseillé de les conserver de manière illimitée : il est indispensable de pouvoir renseigner un ancien salarié tentant de reconstituer une carrière en vue de sa retraite, par exemple. Pour ce qui concerne les déclarations, les durées sont de trois ans pour l’U.R.S.S.A.F. et pour les A.S.S.E.D.I.C. (article L.244-3 du Code de la Sécurité sociale et L.351-6 du Code du travail) et dix ans pour la retraite complémentaire (article L.351-6 du Code du travail). Il est conseillé de les conserver toutes dix ans.

Association mode d’emploi, n° 87, avril 2007

Vie de la Maison des Associations

L’Assemblée Générale Annuelle de la Maison des Associations est fixée au mardi 16 mars 2010 : une convocation sera adressée à chaque Président en son temps avec l’appel de cotisation dont le montant reste inchangé pour l’année 2010 : soit 37 €.

Si vous êtes intéressé par la vie de votre Maison, que vous êtes disponible et prêt à y participer de façon active, n’hésitez pas à rejoindre le Conseil d’Administration. Pour tous renseignements sur les modalités de candidature, le Secrétariat reste à votre disposition.

La Maison des Associations donne 3 écrans d’ordinateur de la marque DELL : s’adresser au Secrétariat (01 39 73 73 73).

Tableau offert par Atelier Pièce Unique

à l’occasion du trentième anniversaire de la Maison des Associations

Questions / Réponses

Une personne non membre a acheté un ordinateur pour notre association alors que notre compte bancaire n’était pas encore ouvert. Puis-je lui rembourser et comment ?

Oui, il est toujours possible de rembourser les frais engagés pour l’association, que la personne soit membre ou non. La seule condition est de disposer d’une facture en bonne et due forme ou, au moins, d’un ticket de caisse sur lequel apparaît clairement l’ordinateur. La personne ayant effectué l’achat doit faire une note de frais à laquelle elle annexera cette facture. Vous lui en règlerez le montant exact.

Associations mode d’emploi, n° 105

Petites annonces

Sur la page d’accueil du site de la Maison des Associations (www.mas.asso.fr) à la rubrique Les services du MAS, en cliquant sur Petites annonces,

vous trouverez différentes demandes des associations : en voici quelques extraits.

L’association Les Marches de l’Espoir recherche son secrétaire (homme ou femme)
                    pour le mois de mars/avril.

                    Merci de contacter Evelyne Thomas au 06.17.11.85.87

L’association S.O.S. Amitié recherche des bénévoles pour Saint-Germain, 4 à 5 heures/semaine.
                    Une formation est assurée. 
                   Merci d’envoyer votre demande à S.O.S. Amitié Ile-de-France
                   BP 100 92105 Boulogne-Billancourt Cedex

Agenda des associations

A la rubrique Actualités sur la première page de notre site web www.mas.asso.fr,

vous pouvez découvrir chaque semaine les manifestations, permanences

et autres événements des associations.

Ø A.C.P.G.

Assemblée Générale Annuelle, 7 mars, salle des Arts

Ø France-Alzheimer

Permanences, 8 et 22 mars, salle 12

Ø Valentin Haüy

Permanence tous les vendredis matin, salle 1H

Ø Jumelage Winchester

Assemblée Générale Annuelle, 10 mars, salle des Arts

Ø A.S.P. Yvelines

Permanences 11 et 25 mars, à 18h30 salle France Savre

Ø C’est notre Histoire

Assemblée Générale Annuelle, 11 mars, salle des Arts

Ø G.A.I.F.

Permanence mensuelle, 13 mars, salle 1H

Ø Lions Club

8^ème salon du vin et de la gastronomie, 12, 13 et 14 mars, Manège Royal

Ø Association Expo-Bible

Conférence « Trois lectures du sacrifice d’Abraham », 14 mars à 16h30,

salle Jacques Tati

Ø A.R.S.E.

Assemblée Générale Annuelle, 20 mars, salle des Arts

Ø Association Expo-Bible

Concert « La chorale juive en France », 21 mars à 16h30, salle Jacques Tati

Ø Association Générale des Familles

Braderie de vêtements, 23, 24 et 25 mars, salle des Arts

Ø Association Expo-Bible

Conférence « Qumrâm et les manuscrits de la Mer Morte », 24 mars à 20h30, Marly

Ø O.D.A.C.

Conférence « Fresques, vitraux et enluminures gothiques », 26 mars à 14h30, salle 11

Ø C.S.P.I.

Assemblée Générale Annuelle, 27 mars, salle des Arts

Ø Association Expo-Bible

Concert « Le 8 de C(h)oeur » », 27 mars à 20h30, Temple, avenue des Loges

Ø Association Expo-Bible

Concert « Psaumes et musique Klezmer », 28 mars à 16h30, Carmel, rue de Boufflers

Ø Jumelage Aschaffenburg

Assemblée Générale Annuelle, 30 mars, salle des Arts

Ø Association Expo-Bible

Conférence « Bible et écologie », 8 avril à 16h30, salle Sainte Anne

Dernières adhésions à la Maison des Associations

• Association La Compagnie de la Salamandre - Sarah Memarian

« Organisation de spectacles et autres manifestations artistiques visant en particulier à promouvoir la connaissance de l’Histoire de France et de son patrimoine, au niveau local et national »

• Association Exposition La Bible, Patrimoine de l’humanité à Saint-Germain-en-Laye - Claude (Madame) Dubois

« Organiser en mars-avril 2010 à Saint-Germain-en-Laye l’exposition La Bible Patrimoine de l’Humanité conçue par l’Alliance Biblique Française »

• Maison de l’Europe des Yvelines - Regina Lecointe

« Organiser toute manifestation, échange, jumelage, colloque conférence ayant trait à l’Europe au sens le plus large … d’encourager et d’informer les jeunes à connaître et à participer à tout programme européen et/ou régional et/ou départemental de la jeunesse …»

• A.MA.DYS (Association des Malades Atteints de DYStonie) - Danielle Monfort

« Information régulière, sensibilisation des pouvoirs publics, assistance aux malades, promotion des recherches sur la dystonie, contacts avec C.H.U … »

Départs d’associations

• Cercle de l’Aviron (départ)
• Challenge L.C.V.P. Higgins Boat (départ)
• Corps musicien (radiation)
• C.S.A.D.L. parachutisme (radiation)
• Ile-de-France Formation (radiation)
• Jardiniers de France (radiation)
• Manteau d’Arlequin (radiation)
• Orientation Saint-Germain (radiation)
• Yoko Développement (radiation)