La constitution de fichiers informatiques contenant des informations à caractère personnel sur les adhérents, les donateurs ou les sympathisants de votre association, est soumise à une réglementation précise qui vient d’être renforcée.

Les informations qui peuvent être enregistrées :

Peuvent être enregistrées les informations nécessaires à la gestion ou à l’établissement d’états statistiques (identité, adresse, coordonnées téléphoniques et courriel, profession, etc …).

Les informations qui ne peuvent pas être enregistrées :

Les informations susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales, ethniques, les opinions politiques, philosophiques et religieuses, l’appartenance syndicale, le numéro de Sécurité Sociale, les infractions et les condamnations.

Le droit des personnes fichées :

Dorénavant, en plus du droit d’accès et de rectification, vous devez également préciser l’identité du responsable du traitement, sa finalité, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des données, l’existence d’un droit d’opposition et les éventuels transferts à des pays hors Union européenne.

Si vous souhaitez échanger, céder, louer, vendre des fichiers d’adhérents, ceux-ci doivent être préalablement informés et mis en mesure d’accepter ou de s’y opposer.

Un maire ne peut pas exiger la liste des adhérents (seulement leur nombre) pour accorder une subvention.

Comment déclarer ?

Tous les fichiers sont théoriquement soumis à déclaration. La procédure peut entièrement être effectuée sur le site de la C.N.I.L. : www.cnil.fr Elle délivre immédiatement un récépissé qui ne vaut pas attestation de conformité, mais qui permet à l’association de créer immédiatement son fichier. Après parution du décret d’application, les associations n’auront plus à se déclarer si elles nomment « un correspondant de la protection des données ».

En savoir plus : C.N.I.L. tél : 01 53 73 22 22